Hay formas de planificar y gestionar una conversación difícil para aumentar enormemente las posibilidades de que salga bien. Quieres que la otra persona escuche y participe de manera constructiva. También quieres un buen resultado. Entonces, en esta guía, te ofreceré algunas técnicas prácticas para darte confianza cuando esté manejando conversaciones difíciles.
¿Por qué algunas conversaciones son difíciles?
Necesitamos entender qué dificulta las conversaciones y encontrar formas de gestionarlas de forma eficaz. Esto tiene muchas facetas, y las veremos en la siguiente sección, sobre ‘¿qué es una conversación difícil?’. Pero creo que el ‘por qué’ se reduce a una cosa…
Realmente no nos gustan los conflictos
Nosotros podemos pensar lo siguiente:
- no me gusta el conflicto con seres queridos y las personas que más me importan
- siento no estar bien, en una situación profesional
- prefiero evitar alienar a colegas y aliados potenciales
- creo que no es una forma productiva de resolver las cosas
- sentir miedo a terminar en el lado perdedor
Conflicto y lucha
Por cierto, ten en cuenta que el conflicto no es lo mismo que “una pelea”. A algunas personas les gusta pelear. Hacen esto para generar conflictos:
- demostrar que tienen razón (aunque no sea el caso, solo demuestran que son los mejores luchadores)
- afirmar su poder (aunque no lo tenga, solo afirma un poder mayor en este tipo de lucha)
Supongo que el conflicto se trata de cosas que les importan a las partes. Y puede ser creativo. El conflicto respetuoso puede resolver problemas e identificar alternativas. La mayoría de las veces, estas cosas que importan son:
- ideas
- creencias
- principios
- valores
No es de extrañar que sintamos que hay mucho en juego y tememos perder el conflicto. Como ocurre con todas las cosas, si se prepara para el conflicto y sigue un proceso sólido, tendrá la mayor probabilidad de éxito.
¿Qué es una conversación difícil?
Las emociones fuertes son lo primero que le viene a la mente al dificultar una conversación. Por lo general, esto se debe a que sabemos que hacerlo bien o mal tiene consecuencias importantes. Como resultado, puede dominar una emoción particularmente fuerte: el miedo.
Tememos las consecuencias: triunfar o fracasar
Esto también nos da otro factor que contribuye: la incertidumbre. Los grandes riesgos y las emociones de una conversación difícil hacen que sea difícil predecir lo que sucederá.
Y hay otro factor común: el equipaje. Recogemos equipaje emocional e interpretativo a lo largo de nuestros viajes. Estos entran en conflicto con el equipaje de otras personas.
Entonces, resumamos
Aquí hay ocho cosas que pueden llevar a una conversación difícil:
- Consecuencias importantes
- Problemas complejos
- Incertidumbre
- Emociones fuertes
- Temor
- Desacuerdo polarizado
- Equipaje emocional
- Equipaje interpretativo
El tiempo es esencial cuando maneja conversaciones difíciles
Las conversaciones difíciles salen mal en dos momentos específicos:
- Cuando te apresuras a seguir adelante
Porque tienes miedo, eres una persona decisiva de acción, o quieres que se acabe, o no tienes definido el resultado que buscas. - Cuando lo pospones y lo pospones
Porque tienes miedo, no te has preparado o esperas que el problema desaparezca por sí solo.
Elige tu tiempo con cuidado
Manten una conversación difícil cuando:
- te has preparado
- la otra persona está lista
- puedes estar en algún lugar donde ambos se sientan seguros
- tengas mucho tiempo para hacerlo bien
Si lo pospones demasiado tiempo, podrías:
- engañar a la otra persona, dando la impresión de que no hay problema
- negarles la oportunidad de plantear los problemas que quieren abordar
- dañar la moral o la productividad en un proyecto
Elige el lugar correcto
Sus opciones básicas para charlar son: en casa, fuera o en territorio neutral. Echemos un vistazo a cada uno.
Hogar
Llamar a la gente a su escritorio o a su oficina cambia el equilibrio de poder a su lado. A menudo, este cambio desequilibrará la conversación y dificultará que la otra persona se relaje y responda de manera productiva. Es casi seguro que se sentirán a la defensiva desde el principio.
Lejos
Asimismo, ir a donde la otra persona se sienta cómoda le facilitará las cosas. Si se ha preparado bien y tiene confianza, este puede ser un gesto muy positivo. De lo contrario, se sentirá en desventaja.
Territorio neutral
A menudo, su mejor enfoque será celebrar la reunión en un lugar neutral. La opción más común es una sala de reuniones. Allí, pueden sentarse uno al lado del otro sin el escritorio como barrera. Una buena orientación es en dos lados de una esquina.
Preparación para manejar conversaciones difíciles
Prioridades
En conversaciones complicadas, las cosas que a menudo parecen nuestras prioridades no deberían serlo. Estas son cosas como:
- tener razón
- ser ‘victorioso’
- terminar con esto
Tómate tu tiempo en la preparación para pensar cuál es realmente tu prioridad. Y mantén eso al frente de tu mente durante toda tu preparación y luego durante la conversación difícil. Quizás tu prioridad sea:
- mantener tu relación
- ser amable
- encontrar una solución
- decir la verdad
A menudo, en el fragor de una conversación difícil, será fácil olvidar lo importante que es la relación. Si eso sucede, puedes caer fácilmente en un lenguaje irrespetuoso… o algo peor. Y una vez que eso ha sucedido, puede que no haya un camino de regreso fácil.
Conocer el resultado de la conversación
Antes de entablar una conversación difícil, debes conocer tu rango de resultados aceptables. Esto debe ir desde tu objetivo ideal hasta tu resultado mínimo aceptable.
Es vital que sus metas sean realistas. Si estableces tus expectativas demasiado altas, harás que una conversación ya difícil se convierta en una causa perdida.
Perspectiva
Considera a largo plazo el problema que estas tratando. Te resultará más fácil manejar las conversaciones difíciles si te preparas basándote en una idea de cómo deben salir las cosas en 6 meses, o tal vez incluso en 6 años. Esto te permitirá anticipar problemas y contratiempos a corto plazo con ecuanimidad.
Anticipar reacciones emocionales
En el transcurso de una larga carrera en la gestión de proyectos, los obtendrá todos: frustración, amargura, discusiones, culpa, negación, lágrimas.
No puedes controlar las respuestas de la otra persona. Pero puedes preverlos y prepararte emocionalmente para ellos. De esa manera, cuando lleguen, podrás lidiar con ellos de manera efectiva.
Hay una serie de emociones las cuales debemos afrontar y sabes gestionar. Sin embargo, eso quedará para una continuación de este articulo, te recomiendo leer las entradas más recientes en la sección de emociones.
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